Email

Sonntag, 22. Mai 2011

Eine Sammlung von Grundlagen im Umgang mit Emails

Vorwort:Ich möchte hier ohne Anspruch auf Vollständigkeit einmal einige Aspekte im täglichen Umgang mit Emails aufschreiben und vielleicht ist ja auch für den ein oder anderen etwas Neues dabei.

Email - Was ist das?

Eine Email ist zunächst einmal eine reine Textdatei, selbst Anhänge wie Bilder werden in Text codiert versendet.

Je nach Email Dienste Anbieter können Emails durch Anhänge eine beachtliche Größe erreichen, was sich nicht nur in der Downloadgeschwindigkeit sondern auch im Speicherplatzbedarf auf Server und lokalem Rechner bemerkbar macht.
Gemeinhin ist es üblich eine Anzahl von Dateien in einer einzigen (Bspw. .zip/.rar/.tar.gz etc.) komprimierten Datei zu versenden.

In den meisten Email Programmen werden Emails in Ordnern gesammelt. Diese stellen als Datei wiederum eine reine Textdatei dar. Löscht man jetzt ausgewählte Emails aus einem Ordner werden diese aus dem Index ausgetragen und in den Papierkorb (ebenfalls eine Datei) verschoben, sind aber eigentlich in der ursprünglichen Datei (Ordner) noch vorhanden. Erst wenn man den Ordner vom Programm aus komprimiert, werden gelöschte Mails tatsächlich aus der Ordnerdatei ausgetragen und diese hat nunmehr eine merklich geringere Dateigröße.

Der Betreff

Im Gegensatz zum standard Geschäftsbrief gibt es ihn hier noch, denn er macht es leichter in der Übersicht eines Emali-Programms den Überblick über Wichtiges und Unwichtiges zu behallten. Er sollte kanpp auf den Inhalt der Email bezogen sein und ihn repräsentieren.

Die Signatur

Gerade im geschäftlichen Email Verkehr ist es ausserordentlich hilfreich, seine Emails automatisch mit einer Signatur (fester Textbaustein oder Textdatei) zu versehen. DIese kann den Namen der Firma, Name des Verfassers, Anschrift und weitere Kontaktdaten enthalten und wird automatisch an eine erstellte Email angehängt.

HTML oder Text?

Obwohl Emails reine Textdateien sind, kann man durchaus HTML (HyperTextMarkupLanguage) Tags (HTML Befehle) verwenden um seine Email zu formatieren wie eine Website. Allerdings sollte der Empfänger auch die Darstellung der Email als HTML Format erlauben, bzw. mit einem entsprechenden Programm ermöglichen. Da es nicht garantiert zu sagen ist wie der Empfänger mit seinen EMails umgeht, empfiehlt es sich neben einer HTML-Variante immer noch die reine Text-Version der Email zu versenden.